ERASMUS + : 4ème envoi – Informations importantes

A l’attention des porteurs de projets KA1 & Sport

Bonjour à toutes et à tous !

Vous trouverez ci-après de nouvelles informations importantes sur la mise en place du programme.

 Dates d’activité: Activités de volontariat

Désormais, il ne vous est plus possible de mentionner les dates d’activité pour les volontaires dans le formulaire de demande de subvention.

Cependant, nous vous rappelons que :

  • l’Agence est chargée d’organiser le cycle de formations tant pour les jeunes volontaires européens accueillis en France que pour l’ensemble des  jeunes français envoyés, quel que soit le lieu du dépôt de la demande de subvention.
  • les volontaires européens  ont l’obligation de suivre le cycle de formations : arrivée, mi- parcours et évaluation au retour

A ce titre,  nous devons inscrire les jeunes concernés sur les plannings. Il est donc essentiel que nous puissions avoir connaissance au plus vite de l’identité des volontaires et de leurs dates d’activités pour organiser au mieux ces différentes sessions de formation.

Nous vous remercions d’envoyer ces informations par retour mail à amelie.chambras@service-civique.gouv.fr avec copie au laurence.meissonnier@drjscs.gouv.fr

 Dépôt Hors France (ECH/MOB/Activités de volontariat)

Il est impératif de prévenir l’Agence de tout dépôt de demande de subvention réalisé Hors France.

Pour cela, merci de renvoyer les documents ci-dessous à  l’agence nationale et aux correspondants dès le dépôt de la demande de subvention qu’il ait été réalisé par votre partenaire ou par vous-même, à Bruxelles ou dans une autre agence nationale.

Nous vous rappelons que :

  • l’Agence est chargée d’organiser le cycle de formations tant pour les jeunes volontaires européens accueillis en France que pour l’ensemble des  jeunes français envoyés, quel que soit le lieu du dépôt de la demande de subvention.
  • Les volontaires européens  ont l’obligation de suivre le cycle de formations : arrivée, mi- parcours et évaluation au retour

A ce titre,  nous devons inscrire les jeunes concernés sur les plannings. Il est donc essentiel que nous puissions avoir connaissance au plus vite du nombre et de l’identité des volontaires présents sur le territoire pour organiser au mieux ces différentes sessions de formation.

Nous vous remercions d’envoyer ces informations par retour mail à amelie.chambras@service-civique.gouv.fr avec copie à laurence.meissonnier@drjscs.gouv.fr

ECH & MOB

Merci de faire parvenir à votre Chargé de Mission et à votre REIJ, une copie des demandes de subvention dans lesquelles vous apparaissez et déposées par vos partenaires.

Par ailleurs, il est important pour l’Agence et les correspondants de pouvoir  localiser les jeunes et les acteurs de jeunesse dans les différents pays et ce pour intervenir dans les meilleurs délais en cas d’urgence.

Merci de respecter impérativement ces procédures. Nous étudions l’opportunité de rendre cette procédure d’information plus  légère et en ligne ; dans l’attente veuillez continuer à utiliser les documents fournis.

Merci de mettre en copie laurence.meissonnier@drjscs.gouv.fr de ces informations.

Vous pouvez les retrouver également dans l’espace “Documents à télécharger” du site www.erasmusplus-jeunesse.fr/site

  • OLS : langues disponibles

 

A partir de 2018, OLS sera disponible dans les 20 langues suivantes : bulgare, tchèque, danois, allemand, grec, anglais, espagnol, estonien, finnois, français, croate, hongrois, italien, néerlandais, polonais, portugais, roumain, slovaque, slovène et suédois.

Merci de bien inclure dans vos demandes de subvention les licences OLS pour les volontaires long terme (2-12 mois) dont le projet s’effectue dans une de ces langues.

  • Procédure pour les demandes de VISA

Vous trouverez en pièce jointe la « fiche procédure » mise à jour pour les demandes de VISA. Les instances consulaires demandent désormais des éléments supplémentaires. Merci de vous y référer. Attention, certains éléments ne concernent que les jeunes en Volontariat Européen.

  • CIGNA (uniquement pour les activités de volontariat)

 Vous trouverez tout en bas une note concernant l’enregistrement des volontaires.

Après avoir cliqué sur le lien, vous êtes redirigés vers le site de CIGNA : https://cignahealthbenefits.com/auth/login/?a=424eacweb&b=01012000

Il faut aller dans l’onglet « My plan » puis dans la section « ENROLLMENT FORM FOR EACEA ERASMUS+ VOLUNTEERS » puis enregistrer votre volontaire.

Nous vous invitons à consulter le document détaillé « liste des garanties » pour davantage de renseignement à l’adresse suivante :

https://www.cignahealthbenefits.com/Microsites/eacea/benefits-overview.

Pour information, les volontaires une fois inscrits auront une carte de membre leur permettant de joindre l’assistance CIGNA/ACE assistance au numéro suivant : + 31 (0)71 524 35 56.

Ce numéro est un numéro d’assistance en cas d’urgence.

Vous trouverez en bas le détail de la couverture proposée et une FAQ si vous rencontriez des problèmes.

 

 

  • ARIANE, registre des Français établis Hors France & Contact d’urgence (très important et procédures à mettre en place absolument)

 

Ariane

Pour tout séjour à l’étranger quels qu’en soient la durée et le pays du séjour, il est fondamental que les participants français s’inscrivent sur Ariane https://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html .

Ariane vous permet, lorsque vous effectuez un voyage ou une mission ponctuelle, de vous signaler gratuitement et facilement auprès du ministère des Affaires étrangères et du Développement international.

Ce signalement nous permet, en cas de problème sur place, de pouvoir faire intervenir très rapidement le Ministère des Affaires Étrangères.

 

Registre des Français établis Hors France

Si le séjour sur place est de 6 mois ou plus, il est impératif en parallèle d’Ariane de se faire enregistrer auprès du Registre des Français établis Hors France, de l’Ambassade de France ou des instances consulaires.

 

Contact d’urgence

Par ailleurs, nous avons mis en place un numéro de portable à utiliser en cas d’urgence 7 jours sur 7. Ce numéro n’est à utiliser qu’en cas d’urgence et uniquement.

Veuillez noter le numéro :  06 24 12 26 35

Nous vous demandons donc de bien prendre le temps de lire tous les documents et les informations que nous vous envoyons.

Voir les documents :

Recapitulatif_de_depot_pour_les_Hors_France
Visas_fiche_procedure_vierge_MAJ-février 2018
Procédure SVE hors France
OLS-promotion-package-for-NAs-BENs-December-2016
Insurance Cover CIGNA_EN
Couverture CIGNA_FR
FAQ Cigna

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